電子メールは基本的には手紙の書き方と同じです。
通常の紙で送付する手紙に比べ、便利である反面、 相手に不快な思いをさせないように充分注意しましょう。
【最低限記述すべきもの】
・誰宛に書いたメールか
・自分(メールを書いている人)は誰であるのか
・名前／メールアドレスなどの署名
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メールを送る前に
日本における電子メールの規約では、漢字コードにはJIS (ISO-2022-JP)を用いることが定められています。また、半角カタカナは使用してはいけない事になっています。
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読みやすい文章を書く
・サブジェクトの記入
迷惑メールや、ウイルスに感染したメールと見分けがつくように、サブジェクト（題名）は必ず記入しましょう。サブジェクトを記述する際には、メールの内容が分かる様簡潔にかつ的確に書くようにします。最低でも「○○に対する質問です」「××にに関して報告します」などのように記述します。
・1行の文字数
メール本文の1行の最大文字数は、全角で30〜35文字程度とすることがマナーです。
これは、1行が長いメールだと横スクロールしないと読めないといったことを避けるためで、見た目に読みやすいメールを書く事を促すためのマナーです。
・引用の多様は禁物
返信時に元メールを全文引用することはやめましょう。だらだらと不必要な部分も引用されているメールは見苦しく、また不必要に「重く」なってしまいます。
・署名を入れる
自分が何者であるかを相手に伝えるために記述します。
少なくとも名前とメールアドレスだけでも記述しましょう。
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添付ファイルについて
大きなファイルを添付すると、ネットワーク、サーバ、受信相手に対して多大な迷惑をかけることになります。メール1通のサイズは、50Kbyte以下を目安として、それを超えるような場合は分割して送信を行うようにするのが基本です。また、せっかく相手に送ったファイルがソフトや保存形式の不一致で開かなかった、などということがないように、相手の環境も考慮しましょう。
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