| 『メールのマナー 』メール返信のポイント
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仕事や就職活動でメールを返信する際のポイントを押さえましょう。
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返信を送るときの注意点
仕事によっては、プロジェクトごとに関係者用のメーリングリストを組む事がある。メーリングリストで受信したメールに返事を送るとき、全員に送るのか、または特定の個人に送るのかで注意が必要。
「返信」「全員に返信」のアイコンをクリックして返信メールを作成すると、アドレス欄にはメーリングリストのアドレスが入るので、登録されているメンバー全員に送られる。元のメールの発信者や、特定の個人だけに受信メールを生かして返事を送りたい場合は、「転送」か「返信」で、宛先にその人のアドレスをいれて送る。間違えてメーリングリスト宛に送ってしまう事があるのでくれぐれも注意しよう。
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連絡方法としてEメールは万全ではないと心得よ
Eメールは早くて確実に連絡がとれるものと過信しがちだが、配送経路で何がしかのトラブルがあった場合、メールが届くまでに何時間もかかったり、メールそのものが途中で行方不明になることもまれにある。
また、メールが届いていても相手がすぐにメールボックスをチェックするとは限らない。Eメールで送るのが適切であったとしても、急ぎの用事や重要事項などは、電話で「これ送ります」「いま送りました」と一報を入れた方がよい。
返信の場合も同様だ。通常、差出人は相手がメールを読んだかどうかを確認できない。質問や依頼といった内容のメールを受け取った際には、できるだけすみやかに返事を出すようにすると良い。これといった決まりは無いが、朝晩2回くらいは必ずメールチェックをしよう。
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