電話では相手の顔が見えないからこそ、さまざまな配慮が必要です。悪印象を残さないよう、さわやかに対応しましょう。
■問い合わせの電話
- 準備を整えておく
・相手先の電話番号を確認する。
・時間帯を選ぶ（営業時間外・昼食の時間帯・退社時刻前・夜間はなるべく避ける）。
・相手の名前、部署名、役職名を確認しておく。
・話す「用件の内容」と「手順」をメモしておく。
- 取り次ぎを依頼する
・自分の会社名と名前を名乗り、話をしたい相手の部署名、役職名、名前を告げて、丁寧に取り次ぎを依頼する。
・相手が会議中や来客中で手が放せない場合は、こちらから改めてかけ直す旨を伝えてもらう。
・親しい間柄の場合などは、手が空いたときに相手の方からかけてもらうようにお願いしても良い。
- 相手が出たら、丁寧に挨拶する
・再度、目的の相手かどうか確認する。
・自分の会社名・名前を名乗る。
・いつも電話をかけている相手の場合は「いつもお世話になっております」と挨拶する。
・初めての場合は「お忙しいところ、突然のお電話で失礼いたします」などとお詫びする。
- 相手の都合を伺う
・電話をかけた目的を簡単に告げる。
・相手の都合を確認するため「今、お話ししても大丈夫ですか」「今、○分程度のお時間を頂いてもよろしいでしょうか」などと尋ねる。
- 用件を簡潔に伝える
・５Ｗ１Ｈの要領で、要点のみを簡潔に分かりやすく話す。
・長電話を避け、最後にもう一度要点を復唱して確認する。
- お礼を述べて、静かに電話を切る
・話が一通り終わったら、時間を割いてもらったことへのお礼として「お忙しいところ、お時間を頂きましてありがとうございました」などと感謝の気持ちを伝える。
・電話はかけた方から切るのが基本であるが、セールスの電話などでは相手が切ったのを確認してから切る。
注意！
- 電話をしながら、タバコを吸ったり、ガムを噛むのは厳禁です！
見えないから分からないと思うかもしれんが、声や気配で相手に伝わるものです。
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