同僚、部下への引継ぎはどこまでやるの？

日常業務から臨時に発生する業務の引継ぎ、対外的な業務の引継ぎをします。いずれにせよ、自分の退職後も業務がスムーズに遂行できるような引継ぎをすることが大切です。

　口頭の説明だけで、引き継ぐ人が説明を受けながらメモを取ると、完全に理解できないまま書いて、後で読んでも分からないことがあります。実際に業務内容を把握している自分が資料を作った方が良いでしょう。特に、他部署から移動してきた社員や新入社員は業務内容が全く把握できていませんので、一読したら業務の流れが分かるような資料作りを心掛けましょう。出来上がった資料は上司にも渡しておくと良いです。良い引継ぎ資料を作れば、その後もずっと使えて後の人が助かります。どのように作っていいか分からない人は、まず自分が担当していた仕事を箇条書きにして、その後詳細を付け足していくと良いでしょう。内容によっては時系列にすると分かりやすいものもあります。表にしてまとめてもいいでしょう。


　資料を作ったら、引継ぎ内容を確認しましょう。長い間担当して理解しているつもりでも、いざ作った資料を読み返してみたら、抜けてしまっていたり曖昧なまま仕事をしてきたところなどに気づくかもしれません。説明に躊躇すると、自分も慌てますし、何より聞いている相手が不安になります。もし曖昧なことや不明なことがあったら、きちんと調べて確認しておきましょう。
　

　相手は短期間で多くのことを把握しないといけません。こちらが分かっているいるつもりで説明しても前後関係が全く分かっていないと理解できないことがあります。 まず、ざっと流れを説明してから細かく説明し、相手に質問を促すといいでしょう。もし、説明していて迷ったら曖昧な情報を伝えるのではなく、きちんと確認してから答えることも大切です。


　取引先やお客様などに後継者を紹介する場合もあります。まずは、自分自身が今までお世話になった感謝の気持ちを誠意を持って伝えましょう。 そして、後を引き継いでくれる人をたたえて、優秀な人材で精一杯頑張りますので今まで以上によろしくお願いしますと、言葉を添えて紹介する気配りも必要です。